Definisi Persyaratan

Menentukan persyaratan dari sebuah proyek IT adalah fase yang sering diabaikan namun sangat penting dalam siklus hidup proyek apa pun. Kualitas dan ketepatan definisi ini dapat secara signifikan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek. Definisi ini memberikan panduan penting untuk memandu tim menuju tujuan akhir dan memastikan bahwa hasilnya sejalan dengan niat awal proyek.

Tujuan Definisi Persyaratan

Ketika kita berbicara tentang menentukan persyaratan, pada dasarnya kita membahas tentang menciptakan pemahaman yang jelas tentang 'apa' yang ingin kita ciptakan dalam proyek. Namun, ini lebih dari sekadar menentukan output proyek. Tujuan penting dari definisi persyaratan adalah untuk menghitung biaya pengembangan secara akurat. Dengan memahami persyaratan proyek secara mendalam, kita dapat membuat daftar tugas yang terperinci, memungkinkan kita untuk mengestimasi waktu yang diperlukan untuk setiap tugas dengan efektif.

Dampak dari Estimasi yang Akurat dan Tidak Akurat

Jika persyaratan terdefinisi dengan baik, estimasi yang akurat dapat dihasilkan, yang akan meningkatkan probabilitas keberhasilan proyek. Di sisi lain, jika persyaratan didefinisikan secara sembarangan dan estimasi yang dibuat tidak tepat, peluang kegagalan secara signifikan meningkat. Oleh karena itu, ketika melakukan definisi persyaratan, sangat penting untuk diingat bahwa proses ini dilakukan untuk menghasilkan estimasi yang akurat. Kesalahan dalam estimasi dapat memiliki dampak negatif yang serius pada tahap-tahap berikutnya dari proyek. Tujuan adalah untuk mendekati fase ini dengan serius, memastikan bahwa dasar yang dibangun adalah kuat dan dapat diandalkan.

Langkah-langkah dalam Menentukan Persyaratan

Mengorganisir Proses Bisnis Saat Ini

Langkah pertama dalam menentukan persyaratan untuk proyek IT melibatkan pemahaman dan pengorganisasian proses bisnis saat ini. Ini melibatkan analisis menyeluruh terhadap alur kerja yang ada untuk memvisualisasikan bagaimana operasi bisnis saat ini dilakukan.

Mengorganisir Proses Bisnis Baru

Selanjutnya, Anda perlu merumuskan proses bisnis baru. Ini melibatkan membayangkan keadaan masa depan operasi dan mendokumentasikan perubahan yang diharapkan sebagai hasil dari proyek. Membandingkan ini dengan proses bisnis yang ada dapat menyoroti perubahan yang diperlukan dan memberikan panduan tentang apa yang harus dicapai oleh proyek.

Menentukan Fungsi Sistem

Setelah memahami dengan jelas perubahan yang diperlukan dalam proses bisnis, saatnya untuk mengidentifikasi fungsi sistem yang diperlukan untuk memfasilitasi perubahan tersebut. Ini adalah tentang menjawab pertanyaan:

Fungsi-fungsi apa yang diperlukan untuk proses baru ini?

Menentukan Konfigurasi Sistem

Setelah mengidentifikasi fungsi-fungsi yang diperlukan, Anda harus menentukan bagaimana mewujudkannya. Ini bisa melibatkan pembuatan sistem baru dari awal, mengintegrasikan layanan cloud, atau kombinasi dari keduanya. Pendekatan yang dipilih harus mampu memberikan fungsi-fungsi sistem yang teridentifikasi secara optimal.

Mengidentifikasi Interaksi dengan Sistem Eksternal

Perusahaan besar seringkali memiliki berbagai sistem yang sudah ada, dan proyek baru mungkin perlu berinteraksi dengan sistem-sistem tersebut. Pada tahap ini, identifikasi sistem eksternal mana yang harus berinteraksi dengan proyek baru dan informasi apa yang diperlukan untuk interaksi tersebut.

Menentukan Struktur Data

Struktur internal proyek menjadi sangat penting pada titik ini. Struktur data melibatkan menentukan hubungan dan keterkaitan antara berbagai titik data. Ini adalah bagian penting dari proyek karena secara signifikan mempengaruhi alur kerja dan kegunaan.

Menentukan Konfigurasi Tampilan

Meskipun menentukan tata letak tampilan dapat ditunda dari perspektif pengembang, penting bagi pemahaman pengguna untuk memiliki representasi visual yang jelas dari data. Oleh karena itu, selain menentukan struktur data, konfigurasi tampilan juga ditentukan.

Menentukan Persyaratan Non-fungsional

Persyaratan ini mencakup aspek di luar fungsi langsung sistem, seperti keamanan, koneksi jaringan, dan toleransi kecepatan tampilan. Meskipun tidak terkait langsung dengan fungsi sistem, persyaratan ini memainkan peran penting dalam kinerja sistem dan pengalaman pengguna.

Mengidentifikasi Barang yang Diperoleh

Terakhir, daftar semua barang yang perlu diperoleh untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Ini bisa termasuk resource server, rencana layanan cloud, kontrak dengan vendor pengembangan, dll. Dengan mengidentifikasi barang-barang ini lebih awal, Anda dapat mengelola dan menyederhanakan proses pengadaan dengan lebih baik.